Requisitos de Arrendamiento Facilidades Teatro Coribantes
Requisitos Corporativos
Para arrendar las facilidades del Teatro Coribantes cada productor o persona solicitante deberá cumplir con los siguientes requisitos y procedimientos:
1.Solicitud de arrendamiento por escrito
El productor, al peticionar el uso de lasala de teatro, salón de ensayos, café teatro o cualquier otra facilidad,tendráque someter una solicitud por escrito.La misma debe incluir el tipo de espectáculo, las fechas, horas y la persona responsable de firmar el contrato.Debe presentar licencia de promotor o exclusión de licencias vigentes. En caso de no tener licencia o exclusión debe notificarlo. Se le informará sobre la aprobación o desaprobación de la solicitud al a brevedad posible.
2.Pagos Parciales
De ser aprobada la solicitud por la Compañía de Teatro Coribantes, el productor debe hacer un depósito mediante giro, cheque certificado ó efectivo (no cheque personal) a nombre de Compañía de Teatro Coribantes, Inc. por lacantidad del 50 % del costo total del precio a pagar por el uso de la sala. El costo por función es de doscientos dólares ($200.00) para organizaciones sin fines de lucro y doscientos cincuenta dólares ($250.00) para organizaciones con fines de lucro.Este pago debe realizarse tan pronto se le notifique la aprobación de la solicitud, de no ser así, la administración podrá disponer de dichas fechas para otros eventos. El 50% restante deberá ser remitido siete (7) días antes de la primera función. Habrá posibles costos adicionales en relación a ensayos y funciones.Referirse a tabla de costos.
3.Contrato Firmado
El productor firmará un contrato al momento de emitir el 50% del pago total determinado; de no firmar en ese momento, la administración podrá disponer de esa(s) fecha(s) para otros eventos.Para la firma del mismo debe presentar: Licencia de Promotor o Exclusión Vigente, Copia del Seguro de Responsabilidad Pública y Copia de la póliza de la Corporación delFondo del Seguro de Estado.
Copia de Licencia de Promotor(Si la producción va a cobrar taquilla)
El Departamento de Hacienda (OSEP) establece una nueva reglamentación (ley 182) que rige la presentación de espectáculos en teatros de Puerto Rico.La misma indica que a partir del 31 de enero de 1998, para poder presentar cualquier producción, deberá obtener licencia de promotor concedida por este organismo o en su defecto una exclusión.De acuerdo a esta nueva ley, usted deberá cumplir con este requisito para poder presentar un evento en nuestro teatro.Violación a la misma conlleva severas multas para ambas partes, por lo que agradecemos haga la gestión correspondiente antes de solicitar cualquier fecha en el Teatro Coribantes.No procesaremos solicitudes de ninguna compañía que no cumpla con esta ley.
Copia del Seguro de Responsabilidad Pública
El arrendatario someterá una póliza de Responsabilidad Publica con límites de cubierta por la suma no menor de cincuenta mil dólares ($50,000.00) por lesiones corporales a terceras personas y de trescientos mil dólares ($300,000.00) por daños a la propiedad.Incluirá a la Compañía de Teatro Coribantes, Inc. como asegurado adicional, además del “Save and Harmless Agreement” a favor de la Compañía de Teatro Coribantes, Inc.
Copia de la Póliza de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado
La Corporación del Fondo del Seguro del Estado emite esta póliza al patrono cuyo nombre y dirección aparecen consignados para cubrir su responsabilidad bajo la Ley de Compensaciones por Accidentes del Trabajo de Puerto Rico.Esta póliza cubrirá las operaciones y actividades del patrono comprendidas en las clasificaciones de riesgos indicadas en ésta y en el Teatro Coribantes.Usted llevará la carta de aprobación de uso de nuestras facilidades a la CFSE para que le emitan una póliza eventual, por el tiempo de ensayo y funciones.En caso de usted tener póliza anual de la CFSE, deberá presentar la certificación.
4.Cancelaciones
Toda cancelación, debe efectuarse por escrito y se retendrá el depósito inicial (50%) en su totalidad. De la cancelación ocurrir luego del pago total, no se devolverá pago alguno.
5.Promociones
Coribantes, como organización, desarrolla unmercadeo con diversas empresas. Toda promoción directa de auspiciadores (entiéndase: “banners” dentro de las facilidades, distribución de muestras de productos, menciones por amplificadores y anuncios en programas de mano) debe ser informada por escrito a la administración del Teatro y está sujeta a la aprobación de la Compañía de Teatro Coribantes.
1.Montajes y Ensayos
Toda producción contará con un horario de 9:00 a.m. a 3:00 p.m. para realizar el montaje de luces, escenografías y ensayos libre de costo..
*El productor coordinará con la oficina administrativa y el técnico correspondiente, en caso de ensayos fuera de horas laborables. La hora de cierre será a las 12:00 de la media noche. Para aquellas actividades de tres (3) funciones el productor tendrá derecho a los dos (2) días equivalente a dos ensayos sin costo (no incluye uso del aire acondicionado).Las actividades de un (1) solo día tendrán un (1) solo día de ensayo sin costo (no incluye uso del aire acondicionado). En caso de interesar uso del aire acondicionado, favor referirse a tabla de costos.
1.Desmontajes
El desmontaje debe realizarse inmediatamente después de la última función. Se permitirá tener el equipo y escenografía en el taller hasta las 12:00 del mediodía del próximo día laborable al concluir su última función. De no ser recogido a la hora estipulada, la misma será removida, facturándose este servicio al productor y el Teatro Coribantes no se hace responsable por los costos de desmontaje y remoción de escenografía, (favor referirse a tabla de costos).
2.Técnicos
Teatro Coribantes tiene técnico de iluminación y técnico de sonido, Los pagos de cada técnico estarán a cargo y cuenta del productor. Los mimos serán efectuados antes de la última función; de no efectuarse dicho pago, los técnicos tienen total autorización para no comenzar la misma. El productor puede solicitar a Coribantes, y con su debida aprobación, el pago a los técnicos del ingreso proveniente de la venta en taquilla. (Favor referirse a tabla de costos).
3.Apertura del Teatro
El teatro se abrirá dos (2) horas antes de cada función y se cerrará una hora después de concluida la actividad.La apertura y el cierre de Teatro estarán a cargo del administrador.En caso de algún cambio, se le notificará al productor.
4.Función
Se define como función un período de 4 horas de duración [una hora (1) apertura y llegada del público, dos (2) de actividad artística y una hora (1) de cierre].
5.Venta de Boletos
El productor tendrá la obligación de utilizar los servicios de boletería de Teatro Coribantes.El horario será de lunes a viernes de 9:00 am a 3:00 pm en la oficina, los jueves, viernes, sábados y domingos; ésta operará dos horas antes del espectáculo. La boletería facturará $3.21 (incluyendo impuesto) por cada boleto vendido. El cuadre de la boletería se realiza martes y/o miércoles, próximos a la ultima función, en horario de oficina 9:00a.m. a 3:00p.m.Los boletos de cortesía tendrán un costo de impresión de (10¢) diez centavos.Las funciones estudiantiles no tendrán que usar boletos.
El productor debe llenar forma donde indique los costos de cada boleto.
Coribantes gestionará el refrendo de los boletos en el Departamento de Hacienda.
El productor puede hacer uso del servicio de ventas a través de Ticket Center.
6.Boletos Restringidos
Coribantes retendrá cuatro (4) boletos por función para el uso de la administración.
7.Llamadas
Las llamadas del espectáculo se realizarán desde la cabina por la hora del teatro. La primera llamada será quince (15) minutos antes de comenzar la función. La segunda llamada diez (10) minutos antes y la tercera llamada un (1) minuto antes. El productor tendrá un margen de tardanza para el comienzo del espectáculo dediez (10) minutos después de la hora pautada. La administración de Coribantes se reserva el derecho de imponer multas de $10.00 por minuto de atraso a la hora pautada de comienzo.
8.Camerinos
El Teatro cuenta con dos (2) camerinos.De necesitar un espacio adicional, el productor puede rentar el salón de ensayo, conocido como salón de espejos (referirse a tabla de costos). De ser una producción de gran magnitud, Coribantes cederá este espacio sin costo adicional.
9.Salón de Cócteles –Salón Barri
La barra o concesionario de refrigerios estará a cargo de Coribantes durante todas las funciones, de ocurrir algún cambio se le notificará al productor con tiempo de anticipación.El horario establecido será una hora antes de cada función, en el intermedio y al final de la actividad.
10.Piano
Teatro Coribantes cuenta con un piano de media cola, ubicado en el Salón Barri; el mismo es rentable para actividades especiales o espectáculos.(Favor de referirse a la tabla de costos). Incluye técnicos de tramoya para su reubicación, si fuera necesaria, previo autorización de Coribantes.La afinación del piano será responsabilidad del productor.
11.Estacionamiento
El estacionamiento que utiliza Teatro Coribantes es propiedad del Instituto de Banca. Por tanto su disponibilidad estará sujeta al uso del Instituto de Banca.
Regularmente el estacionamiento está disponible los viernes, sábados y domingos y tendrá un costo de $3.00 (tres dólares) por vehículo (visitantes asumen este pago). La Compañía de Teatro Coribantes, ni su compañía aseguradora se hacen responsables de los vehículos estacionados en el mismo, ni de objetos dejados en los mismos.Los miembros del elenco y personal técnico no tendrán que pagar mientras estén laborando en la producción. Coribantes se reserva el derecho de cobrar a quien estime pertinente.
12.Evaluación
El productor llenará una hoja de evaluación al finalizar cada evento realizado en la sala de teatro. La misma será suministrada por el administrador del teatro.
Tabla de Costos
1 Función - Organización sin fines de lucro
$200.00
1 Función - Organización con fines de lucro
$250.00
1 hora de Aire Acondicionado
$50.00
Salón de Ensayo por hora ($5.00)(mínimo de 3 horas/ uso de abanicos)
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